Gestern habe ich im ToolBlog einen interessanten Eintrag gefunden: Die Pile-File-Methode. Besonders hat mich das dahinterstehende Konzept der Tracking Numbers angesprochen.

Wer kennt diese Zahlen nicht? Bei jeder Bestellung tauchen diese auf, damit können wir bei dem Lieferdienst unserer Wahl nachverfolgen, wo das Paket sich befindet. Schwer zu merken, aber anscheinend für viele Probleme sehr effektiv.

Warum also diese nicht für die eigene Ablage einsetzen? Jedes Dokument, jede Email, von mir aus auch jeder Tweet wird mit der jeweiligen Tracking Number markiert. Zusammengehörige Dokumente erhalten die gleiche Tracking Number. Jedes Dokument kann auch mehrere Tracking Numbers erhalten, wenn es zu verschiedenen Gruppen gehört. Insofern sind diese Tracking Numbers nichts weiter als ein Tag.

Das Problem mit normalen Tags ist nur, dass man sich immer wieder neue Namen ausdenken muss. Bei Tracking Nummbers geht das einfacher. Man nehme das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit, fertig. Das ganze lässt sich einfach automatisieren. Unter Windows zum Beispiel mit Autohotkey. Unter OSX habe ich mir zunächst prototypisch mittels TextExpander ein entsprechendes Tastaturmakro gebaut.

Wie findet man alle Dokumente einer Tracking Number? Mit der normalen Suchfunktion. Unter OSX mit Hilfe von Spotlight, unter Windows über die mitgelieferte Desktopsuche. Voila.

Unter OSX gibt es noch etwas, das die Sache noch schöner macht. Jede Datei kann mit frei wählbaren Metainformationen versehen werden, die von Spotlight berücksichtig werden. Einfach die Datei auswählen und Apfel-I drücken (oder: rechte Maustaste, Menüpunkt "Informationen" anwählen). Damit kann jede Datei aufgespürt werden, egal wo sie abgelegt wurde. Unter Windows geht dies nur bei bestimmten Dateitypen (z.B. MS Office). Nur Not könnte man dort die Tracking Number in den Dateinamen aufnehmen.

Ein Problem gibt es allerdings noch, und das ist für mich gravierend: wie baue ich mir eine Datenbank mit allen verwendeten Tracking Numbers auf? Ich habe keine Lust, jedesmal ein Excel-Sheet zu öffnen und an die richtige Stelle zu navigieren, um dort einen Eintrag zu machen. Ich möchte eine einfache Textdatei, die pro Zeile die Tracking Number und eine knappe Beschreibung enthält.

Möglicherweise kann dies mit ein wenig Programmcode gelöst werden. Unter OSX mit Hilfe von AppleScript (oder Automator/Python), unter Windows vielleicht sogar mit Autohotkey. Per Tastenkürzel öffnet sich ein Fenster, in das man die Beschreibung eingibt. Als Ergebnis wird die Tracking Number erzeugt und mit der Beschreibung in die fest definierte Textdatei geschrieben. Je nach Fassung wird die Tracking Number zur Anwendung gesendet oder in die Zwischenablage gestellt.

Endlich ein kleines Projekt. Ich werde darüber berichten.

Und ja, für Linux findet sich bestimmt auch eine Lösung.

Update 20.10.2013: das Thema habe ich (teilweise) verworfen.

Update 22.04.2016: Das Toolblog wurde ausgemistet und der Post entfernt.