Prof. Dr. Detlef Stern

Wie schnell antworte ich auf eine E-Mail?

Vorbemerkung: Die folgende Regelung (neudeutsch: SLA, Service Level Agreement) gilt für meine professionelle Arbeit. Für den privaten Bereich gibt es keine Regelungen.

Das Schöne an dem Medium E-Mail ist, dass beide Partner nicht zur gleichen Zeit miteinander kommunizieren müssen. Erwarten Sie daher bitte keine sofortigen Antworten. Sie können aber erwarten:

  • An jedem Werktag (Mo-Fr) versuche ich mindestens zwei Mal in mein Postfach zu sehen: mittags (so um 13 Uhr) und abends (so um 17 Uhr). Natürlich nur, wenn ich nicht gerade im Urlaub bin.
  • Ich versuche bis zum Ende des nächsten Werktages (Mo-Fr!) zu antworten.
  • Meine Antwort kann auch lauten: "Ich benötige noch etwas Zeit, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Bis zum [Datum] werde ich mich bei Ihnen melden"
  • Sie können daher nach 1-2 Tagen mit einer Antwort von mir rechnen, häufig auch früher. Manchmal müssen Sie eine Nacht oder ein Wochenende abwarten.
    • Beispiel 1: Sie senden mir um 11:30 Uhr eine E-Mail, die ich mittags gegen 13:00 Uhr lese. Spätestens am nächsten Tag um 23:59 Uhr sende ich Ihnen eine Antwort, d.h. Sie warten maximal 36,5 Stunden.
    • Beispiel 2: ich rufe meine E-Mails z.B. abends gegen 17:00 Uhr ab, Sie senden mir um 17:15 Uhr eine E-Mail, die ich am nächsten Tag um 13:00 Uhr lese und bis zum nächsten Tag 23:59 Uhr beantworte.
    • Beispiel 3: nachdem ich Freitagabends meine E-Mail abgerufen habe, senden Sie mir eine E-Mail. Montagmittag rufe ich diese ab, bis Dienstagabend versuche ich sie zu beantworten. In diesem Fall müssen Sie über das Wochenende warten.
    • Beispiel 4: Sie senden mir spät am Donnerstag eine E-Mail, die ich Freitagmittags lese. Bis Montagabend sollten Sie eine Antwort erhalten haben.
  • Wenn ich auf eine E-Mail antworten soll, dann müssen Sie mich direkt anschreiben und unter "To:" (bzw. "An:") meine E-Mailadresse angeben. Geben Sie meine E-Mailadresse unter "CC:" oder "BCC:" an, sollte Sie nicht mit einer Antwort rechnen. "CC:" oder "BCC:" interpretiere ich als "zur Kenntnis, keine Aktion notwendig".
    • Wenn sie meine E-Mailadresse unter "CC:" oder "BCC:" angegeben haben und trotzdem von mir eine Antwort erwarten, dann müssen Sie dies unübersehbar in der E-Mail formulieren.
    • Aber: E-Mails, in denen ich unter "CC:" oder "BCC:" adressiert wurde, werden von mir als letztes bearbeitet. Und vielleicht schaffe ich es dann innerhalb des nächsten Tages nicht, Ihnen eine Antwort zu geben.
  • Den Eingang von Lösungen / Präsentationen / ... im Rahmen von Lehrveranstaltungen versuche ich schnellstmöglichst zu bestätigen. Sie haben dann die Gewissheit, dass der technische Transport funktionierte.
  • Haben Sie mich direkt adressiert und ich habe innerhalb der von mir oben angegebenen Frist nicht geantwortet, dann können Sie gerne einmal nachfragen. Dinge können schief laufen und Sie möchten eine Antwort haben.

Meistens antworte ich aber schneller. Manchmal läuft mein E-Mailprogramm im Hintergrund mit. Aber eben nicht immer. Immer dann, wenn ich in Ruhe arbeiten möchte...

Fragen? Schicken Sie doch eine E-Mail ;-)

Update 19.01.2009: in einer ersten Version plante ich mindesten drei Mal pro Tag in mein Postfach zu sehen. Zwei Mal tut es auch. Keine Mail wäre in der Vergangenheit später beantwortet worden.

Update 04.09.2011: die 24-Stunden-Antwortzeit habe ich auf den folgenden Werktag verlängert. Meistens antworte ich eher, aber manchmal war es mir zu stressig eng, ohne das die Antwort dringend war.

Update 01.03.2013: während meines Forschungs- und Fortbildungssemesters möchte ich nicht versprechen, bis zum Ende des nächsten Tages zu antworten. Bis Oktober 2013 antworte ich binnen Wochenfrist. Danke für das Verständnis.