Prof. Dr. Detlef Stern

Einen Gesprächstermin vereinbaren

Vor einiger Zeit erreichte mich folgende E-Mail:

From: pfpfp@web.de
Subject: Gesprächstermin
Hallo Herr Kreuz,
ich hätte gerne einen Gesprächstermin.
Gruß.

Tja, was sollte ich darauf antworten? Im Hochschulalltag geht manches drunter und drüber. Aber bei so einer E-Mail wird es dann doch schwierig.

Seit heute kann ich einen Link auf diesen Artikel zurücksenden ;-)

Persönliche Gespräche lassen sich durch nichts ersetzen. Um schnell und effektiv einen gemeinsamen Termin zu finden, sollte ein Gesprächswunsch etwas mehr als obige E-Mail enthalten:

  1. Ihre Absendeadresse sollte gültig sein. Sonst ist eine Antwort schwierig. (Ja, auch das ist mir schon untergekommen)
  2. Sie müssen Ihren Zu- bzw. Nachnamen eindeutig angeben. Ganz toll ist es, wenn ich erkennen kann, ob Sie ein weibliches oder ein männliches Wesen sind. So kann ich auch korrekt antworten. (Sind Sie "Frau Inka Frank", wenn Sie mit "Gruß, Inka, Frank" unterschreiben, oder heißen Sie "Herr Frank Inka"?)
  3. Sagen Sie bitte, worüber Sie mit mir sprechen wollen. Ich möchte mich auf das Gespräch mit Ihnen vorbereiten.
  4. Vielleicht geben Sie auch Wunschtermine an. Alternativ sollten Sie als Studierender das Semester angeben, zu dem Sie die meisten Veranstaltungen besuchen. Dann kann ich einen Termin bestimmen.
  5. Ohne Angabe einer Dauer kann das Finden eines freien Termins schwierig werden. Es sei denn, Ihren reicht meine Default-Dauer von 14 Minuten aus.

Sie erhalten dann eine E-Mail von mir, in der ich einen Termin vorschlage. Sofern dieser auch Ihnen zusagt, bestätigen Sie ihn bitte per E-Mail. Warum? Lesen Sie einfach den Artikel über das sog. Drei-Wege-Handshake.

Wenn Sie diesen Termin nicht rechtzeitig bestätigen, sollten Sie sich nicht wundern, wenn ich zum vermeintlich vereinbarten Termin nicht anwesend bin. Erst mit Ihrer Bestätigung werte ich den Termin als vereinbart.

Beachten Sie bitte auch, wie schnell ich auf eine E-Mail antworte.

Danke! (Und das Leben wird für uns alles wieder ein Stückchen einfacher)

:-)

Update 18.04.16: Alternativ können Sie Termine auch per DM über meinen Twitter-Account vereinbaren.

Update 31.03.17: Immer mehr Mails erreichen mich ohne Angabe einer geplanten Besprechungsdauer. Damit das keiner vergisst, habe ich Punkt 5 ergänzt. Mein Twittername hat sich auch geändert...